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第一節(jié) 合同管理業(yè)務(wù)概述

一、定義

本手冊所稱的合同是指本單位與平等主體的自然人、法人及其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

聘用合同、勞動合同、人員保密協(xié)議等按照單位其他相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

下列事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)訂立合同：

（一）項(xiàng)目可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、施工、集成、監(jiān)理以及與項(xiàng)目有關(guān)的設(shè)備、材料和軟件的采購；

（二）金額在2萬元以上的單項(xiàng)貨物和服務(wù)的采購；

（三）承擔(dān)或委托其他單位承擔(dān)科研項(xiàng)目；

（四）房屋購置、租賃和轉(zhuǎn)讓；

（五）對外提供技術(shù)服務(wù)；

（六）對外開展合作交流；

（七）其他需要訂立合同的事項(xiàng)。

二、業(yè)務(wù)范圍

合同管理分為合同簽訂與審批、合同履行和糾紛處理、合同變更、解除或提前終止、合同臺賬及歸檔等多個環(huán)節(jié)，旨在明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，定期檢查和評價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施，促進(jìn)合同有效履行，切實(shí)維護(hù)本單位的合法權(quán)益。

三、涉及的部門（單位）及職責(zé)

行政辦公室是合同的歸口管理部門，具體履行以下職責(zé)：

（一）宣傳貫徹國家頒布的法律、法規(guī)和規(guī)章；

（二）制定合同管理制度并組織實(shí)施；

（三）負(fù)責(zé)合同文本法律審查和合同審查會簽程序流轉(zhuǎn)；

（四）負(fù)責(zé)合同標(biāo)準(zhǔn)文本的起草、頒布、推廣和修訂；

（五）參與合同談判、起草、審查和簽訂工作；

（六）監(jiān)督合同履行情況，協(xié)助解決合同糾紛；

（七）合同文本、對方當(dāng)事人資信證明材料等的備案管理；

（八）管理合同專用章和法定代表人授權(quán)委托書；

（九）維護(hù)合同管理臺賬及其他統(tǒng)計(jì)信息；

（十）其他與合同管理有關(guān)的工作。

財(cái)務(wù)部是合同財(cái)務(wù)審查部門，主要履行以下職責(zé)：

（一）合同金額是否在預(yù)算內(nèi)，定價(jià)是否合理；

（二）財(cái)務(wù)條款是否準(zhǔn)確、規(guī)范、齊備，是否符合財(cái)務(wù)管理制度要求；

（三）付款方式是否滿足預(yù)算執(zhí)行要求；

（四）合同涉及的其他問題。

合同主辦部門負(fù)責(zé)代表本單位訂立和履行合同。合同主辦部門負(fù)責(zé)人是本部門經(jīng)辦合同的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)管理本部門在履職過程中產(chǎn)生的合同簽訂和履行工作，并確定具體承辦人作為合同經(jīng)辦人落實(shí)相關(guān)工作。

合同主辦部門在合同訂立和履行過程中承擔(dān)以下職責(zé)：

（一）組織對方當(dāng)事人資格審查，將對方當(dāng)事人的資格審查材料交行政辦公室備案；

（二）負(fù)責(zé)合同文本的擬定、送審、對接、修改、備案；

（三）組織合同項(xiàng)目的協(xié)商或談判；

（四）簽署和履行合同，處理合同履行中的問題，向行政辦公室通報(bào)合同履行情況；

（五）保管合同文本以及合同履行過程中產(chǎn)生的簽證、記錄和合同變更、索賠等檔案材料，并在合同執(zhí)行完畢后移交行政辦公室歸檔；

（六）負(fù)責(zé)處理合同糾紛。

四、涉及的部門（單位）內(nèi)部崗位分工

（一）行政辦公室內(nèi)部崗位分工情況

1.合同管理崗：

（1）負(fù)責(zé)制定合同管理相關(guān)制度；

（2）負(fù)責(zé)對本單位合同進(jìn)行統(tǒng)一分類和連續(xù)編號，建立合同臺賬；

（3）負(fù)責(zé)對合同的履行情況實(shí)施有效監(jiān)控；

（4）負(fù)責(zé)保管公章/合同專用章及合同蓋章管理；

（5）協(xié)助處理合同糾紛。

（二）合同主辦部門內(nèi)部崗位分工情況

1.合同經(jīng)辦崗：

（1）負(fù)責(zé)合同文本的擬定、送審、對接、修改、備案；

（2）組織合同項(xiàng)目的協(xié)商或談判；

（3）簽署和履行合同，處理合同履行中的問題；

（4）保管合同文本以及合同履行過程中產(chǎn)生的簽證、記錄和合同變更、索賠等檔案材料，并在合同執(zhí)行完畢后移交行政辦公室歸檔。

（5）負(fù)責(zé)處理合同糾紛。

本手冊所參考政策法規(guī)如下：

（一）國家政策法規(guī)：

1.《中華人民共和國合同法》（中華人民共和國第九屆全國人民代表大會第二次會議于1999年3月15日通過，于1999年10月1日起施行）；

2.《中華人民共和國勞動合同法實(shí)施條例》（國務(wù)院令第535號）；

3.《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財(cái)會〔2012〕21號）。

（二）河南省政策：

1.《河南省經(jīng)濟(jì)合同監(jiān)督管理辦法》。

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